Cabinets dentaires : moins de temps à réunir les dossiers administratifs.
Réunissez les formulaires et courriers approuvés, repérez les informations manquantes et préparez les suivis courants pour validation par votre équipe. Les décisions cliniques et la facturation restent du ressort du cabinet.
Aucun dossier confidentiel n'est nécessaire pour le premier échange.
Trois processus concrets adaptés à votre secteur
Chaque processus part de vos outils et méthodes pour préparer des résultats directement vérifiables par votre équipe.
Vérifier la complétude des questionnaires médicaux et administratifs avant la consultation
Lorsqu'un nouveau patient prend rendez-vous, le cabinet doit collecter ses coordonnées, sa couverture d'assurance et son questionnaire de santé sans bloquer la réception. Nous définissons les pièces indispensables pour constituer le dossier administratif. Le processus pourrait vérifier les formulaires reçus et préparer une relance si des informations manquent ; l'assistante dentaire valide l'ouverture du dossier avant l'entrée en salle de soins.
Préparer les attestations de présence et courriers administratifs courants
Rédiger des attestations de passage pour les employeurs ou les écoles et répondre aux questions logistiques prend du temps à l'accueil. Nous paramétrons les modèles approuvés par les praticiens du cabinet. Le processus pourrait générer les ébauches de courriers pré-remplies avec les dates et heures de consultation réelles ; la secrétaire médicale vérifie le document et l'imprime ou l'expédie.
Retrouver immédiatement les protocoles de stérilisation et consignes internes du cabinet
Les consignes de traçabilité de stérilisation, l'entretien des fauteuils et les procédures de commande de consommables doivent rester accessibles à toute l'équipe soignante. Nous rassemblons les fiches de procédures validées dans un répertoire sécurisé. Le processus pourrait afficher la consigne exacte en réponse à une recherche rapide ; le praticien responsable ou l'assistante en chef valide l'application de la directive.
Ce que votre équipe garde en main
Pour chaque processus retenu, nous définissons ensemble les sources autorisées, les droits d'accès et l'étape de validation humaine. Aucune décision finale ni communication externe ne part sans la vérification explicite de votre collaborateur.
Documents administratifs et séparation des données
Nous travaillons à partir de documents et formulaires administratifs standard, en maintenant une stricte séparation avec les dossiers cliniques qui restent sous la maîtrise exclusive du cabinet.
Comment nous pouvons avancer
Nous convenons d'abord de ce qui doit changer et de ce qui est déjà connu. Nous testons un processus si cela aide à décider ; si le périmètre est déjà clair, nous pouvons proposer directement sa réalisation.
Cadrer le besoin
Examiner la tâche, les outils en place, les informations disponibles et la prochaine décision à prendre.
Voir les points de départ →Tester si nécessaire
Tester un processus convenu, examiner les résultats avec vos équipes et décider de poursuivre, d'ajuster ou d'arrêter.
Voir le test ciblé →Mettre en service
Si le cadrage ou le test le justifie, convenir des travaux de mise en service, des responsabilités et du suivi avant la réalisation.
Voir la mise en service →Échangeons sur un premier processus de votre organisation
Échange de cadrage avec Enrico Bartolotti pour identifier vos priorités administratives.
Nous définissons les informations que le processus peut utiliser, les personnes qui y ont accès et les actions à valider. L'hébergement, les services externes et les conditions de transfert sont précisés pour le déploiement retenu. Aucun dossier confidentiel de client, de collaborateur ou de bénéficiaire n'est nécessaire pour le premier échange.