Chapeau. Connecter une IA aux documents internes ne rend pas ceux-ci actuels, autoritatifs ou correctement accessibles. Avant d’ajouter une interface conversationnelle, examinez propriété, classification, qualité, droits, conservation et comportement de recherche.
Inventorier avant d’indexer
Identifiez dépôts, propriétaires, types, personnes concernées, conservation et groupes d’accès. Écartez doublons manifestes, versions expirées et fichiers sans responsable. Un modèle peut rendre une information faible plus facile à trouver et donc plus influente.
Autorité et actualité
Marquez versions approuvées, dates d’effet, documents remplacés et système de référence. Définissez le traitement des contradictions. La recherche conserve titre, section, propriétaire et date afin que le réviseur puisse consulter la source.
Réexaminer les accès
Les droits existants peuvent être trop larges ou hérités par erreur. Un utilisateur incapable de deviner un nom de fichier peut découvrir son contenu par une question naturelle. Testez les droits lors de l’indexation, de la recherche, de la génération, des logs et de l’administration. Les comptes de service appliquent le moindre privilège.
Risques d’information
Classez données personnelles ou sensibles, secrets professionnels, identifiants, privilège juridique, données RH et contenus sous licence. Vérifiez finalité, sous-traitant, lieux, sous-traitants ultérieurs, conservation et effacement. L’IFPDT rappelle que le responsable conserve sa responsabilité dans le cloud.
| Domaine | Preuve avant usage |
|---|---|
| Propriété | Responsable métier nommé |
| Autorité | Version approuvée et référence |
| Cycle de vie | Dates d’effet, revue et élimination |
| Accès | Tests positifs et négatifs par rôle |
| Qualité | Échantillon de scans, tableaux, OCR, doublons |
| Recherche | Citations et contradictions testées |
| Sécurité | Secrets exclus, logs et administration contrôlés |
| Exploitation | Réindexation, suppression, incident, retour arrière |
Testez de vraies questions et des documents volontairement trompeurs. Mesurez sources autoritatives manquantes, fuites de permissions et synthèses sans fondement.
Interprétation de Cytria
La préparation documentaire est d’abord un projet de gouvernance. Le but n’est pas de tout ingérer, mais de créer une surface de connaissance bornée, attribuable et sensible aux permissions.